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企业档案文化建设的认识与思考
文章来源:   作者:  点击数:

徐红梅

  要:本文在广义的企业档案文化建设层面上阐述了对企业档案文化建设的认识,并对如何做好企业档案文化建设进行了认真思考。

关键词:企业   档案文化   认识思考

企业文化对于企业实现自身目标的意义,被越来越多的企业所认识,档案文化作为企业文化的重要组成部分,也越来越多地引起重视和关注。本文从对企业档案文化建设的认识入手,展开对企业档案文化建设的思考。

一、对企业档案文化建设的认识

1.对企业档案文化本质的理解

档案文化作为“文化”的一个种概念,它有广义和狭义之分。狭义的档案文化一般仅指作为人类物质文明和精神文明的记录与反映的档案信息及其载体,即档案实体文化。广义的档案文化,则除了档案实体文化之外,还包括人类有效管理和利用这种实体文化成果而采取的活动方式及其创造出来的档案事业文化。企业档案文化也包括了企业档案实体文化和企业档案事业文化两个层面。

企业档案实体作为企业活动中形成的原始资料,它记录和反映了企业建设、生产、经营的历史,为企业未来的生产经营和持续发展提供借鉴和依据。企业档案事业是企业管理工作的重要组成部分,是维护企业经济利益、合法权益,记录企业文化和历史真实面貌的一项重要的基础工作。企业档案实体文化建设是企业档案事业文化建设的基础和目标,企业档案事业文化建设是企业档案实体文化建设的依托和体现,两者是相辅相承的。

2.企业档案文化建设是贯穿企业形成、发展的基础管理工作

一个企业从立项到建设到生产到循环不断的持续发展,始终贯穿其中的就是企业的档案文化建设,企业档案作为企业从无到有,从小到大,从形成到消亡的历史见证,在企业各项管理活动中发挥着举足轻重的作用。

企业从立项到审批,从基建到竣工,从运营到维护,从党、政、工、团到生产管理,各个环节、各个部门的工作都离不开对企业档案工作的需要。

在一般人的观念中,企业档案文化建设是企业档案工作部门的工作,实际上这是一种错误的观念。因为企业档案的形成涉及到企业活动的各个环节,档案的齐全完整程度和反映企业活动的深度和广度,与企业员工的档案意识和行为方式有极大的关系,同时,企业档案能否得到合理有效的利用,是由企业文化环境所决定的,在企业档案综合效能发挥的这两个重要环节上,企业档案部门所能发挥的作用是十分有限的。因此加强档案文化建设应是我们的首选目标,而企业档案文化建设作为企业文化建设的重要部分,需要动用各种力量共同建设。企业应该从立项伊始就充分考虑对企业档案文化建设的规划和布署,重视企业档案事业文化建设,从机构、人员、设备设施以及软件、网络建设等多方面做好合理安排,为企业档案文化建设开好头、布好局,并建立起一个从领导层到管理层,从上到下、层层重视、人人参与企业档案文化建设的良好氛围,加强档案知识的普及,让档案知识走进企业员工的日常工作;强化档案管理培训,增强企业员工对档案文化建设的积极性和主动性,使企业档案文化建设成为企业员工进行文化创造的自觉行为;加强档案法制教育,以法律的形式来规范、制约、引导企业员工的档案行为;加大对档案工作机构和部门的支持和投入力度,提高档案管理的现代化水平等等,做好企业档案文化建设的前期工作。

3.从企业文化的角度审视企业档案文化建设的重要性

与企业文化建设有着密切联系的企业档案文化是企业的宝贵财富,它不仅仅是企业技术储备的一种形式,而且也是企业文化储备的一种形式。作为企业基础管理不可缺少的子系统,企业只有进一步强化和发展企业档案文化建设,才能适应企业管理现代化和企业文化建设不断提出的新要求。

企业档案文化建设对于企业文化建设的作用,表现在真实地记录着企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴。企业文化从企业的创建就开始产生,不管是有意识的还是无意识的,主要在于我们是否用心去发现、收集和整理。企业的档案管理工作就是要善于去发现企业每个方面的每一个瞬间及点点滴滴。通过真实的记录,精心的保存,把企业文化这种无形的东西归化为有形,把平常看不到、摸不着的东西以文字、图片、影像、实物的形式展现出来,直观而明了。

企业档案文化建设对于企业文化建设的重要性作用还表现在对企业文化的归纳、梳理。“以史为鉴,可以知兴衰”,企业档案文化对于企业文化的记录不是一种简单的记录,而是通过分类与分析使员工和领导能更好的认清企业文化建设的成就与不足。同时,通过档案管理员的梳理和价值判断,可以“留其精华,去其糟粕”,从而更好地服务于企业的发展战略,充分体现了企业档案文化建设在企业文化建设中的重要性。

二、对企业档案文化建设的思考

在新的历史转型期,随着档案从单纯的档案管理工作被提升到档案文化建设的高度,充分反映了国家对档案工作的重视程度,随之,加强和完善对档案文化建设的探索也越来越多地得到了各行各业的重视,如何进一步做好现代化管理模式下的企业档案文化建设也是每个企业档案工作者值得深思和探索的职责所在。

1.全面认识企业档案文化功能,不断加强企业档案文化意识

档案被称为“人类的记忆”, 是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等社会活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的历史记录。企业档案是企业在党群、行政、经营、生产、财务、人事、基建、科研、设备等各方面的管理工作中形成的真实、准确的,对企业具有查考和凭证作用,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。

企业档案作为企业发展的历史见证,作为企业生产维护的察考凭证,作为企业经济稳定运营的依据,是企业的宝贵财富,对企业具有重要意义。

然而,在企业大力提倡文化建设之际,档案文化作为一种重要的文化现象,仍未得到广泛充分的重视与理解。许多人并没有把档案文化看成是企业文化建设的重要组成部分。究其原因,最重要的一点就是企业的档案文化意识薄弱,面对这种情况,为了使档案文化在企业文化建设中发挥应有的作用,必须不断增强档案文化意识。档案文化意识,是整个企业或集团对档案文化的认识和态度。档案文化意识的强弱,会从心理层面影响人们对档案工作、档案部门和档案事业的重视程度、理解程度和支持程度,进而影响企业档案工作的进步和档案事业的发展,影响企业档案文化在整个企业中应有的作为。

面对这种现状,作为企业档案工作者,我们必须树立创新意识、开拓意识、发展意识,借以提高整个企业的档案文化意识,不断调整企业员工对企业档案文化的认知程度,大力弘扬企业档案文化,加强企业档案文化建设,对推动企业档案事业的健康发展具有深远的历史意义。

2.结合企业档案特点,着重抓好企业档案文化功能开发

开发档案文化功能是对档案文化信息和其他各类信息进行加工、提取和输出的过程,是对档案资源的有效开发和利用。

要做好企业档案文化功能开发,首先要加强企业档案收集工作,尽量地丰富企业档案库藏,确保企业档案的完整性、真实性和系统性,同时结合不同企业的企业特色和企业档案收集的侧重面,重点做好企业重要档案的收集工作,只有充分完善了企业档案实体建设,才能为企业档案文化功能开发奠定坚实的史料基础。

其次是加强企业档案编研工作。企业档案编研工作是以满足企业日常运转,业务管理,生产经营、技术开发等各项工作和活动对档案的利用为目的,以库藏档案为基础,以汇编档案文件和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作,它要求企业档案工作者具有敏锐的洞察力,充分了解企业员工的档案需求,掌握企业文化建设中的关注点,企业员工在档案利用中的热点,以企业需求为目标,发扬开拓创新精神,整理和编纂企业档案中科技、文化等历史发展积累形成的方方面面,坚持科学性、历史性、实用性的原则,立足特定的企业文化层面努力打造企业档案文化精品,以满足企业各项工作的文化需求。

3.创新档案服务于企业的内容形式,提升档案文化的吸引力

企业档案工作应树立科学的服务理念,改革落后的服务方式。随着人类信息化进程的不断加快,企业档案服务的领域也在不断拓展,企业档案在企业活动中的作用也越来越显著。企业档案工作要适应不断提高的现代化管理的要求,档案工作者就应当从档案室中走出来开展广泛的档案服务活动,从原值服务提高为增值服务,从部分服务扩大为完整服务,从单向服务拓展为多向服务,从被动服务提升为主动服务。这就要求档案工作者首先在服务观念上,要从重保密、重保管、轻开发、轻效益,转变为加大档案文化功能服务于企业的宣传力度,达到企业员工广泛利用,充分发挥企业档案的经济效益和社会效益;其次在服务手段上,要充分利用计算机、复印机、扫描仪、光盘存储等现代技术,逐步向网络化、数字化发展,提高工作质量和效率,利用高科技手段武装档案室,在档案信息输入、处理和输出过程中实现同步数字化,建立企业数字档案馆,让更多的利用者通过网络查阅档案,准确、及时地服务企业决策、科研生产;再次在服务方式上,要按照社会发展的现实要求,以人为本,加强对档案利用者的研究,深入分析利用者的心理,了解利用者的目的、愿望、要求、动机和兴趣所在,了解企业档案利用需求,加强档案与企业的接触、交流与联系,变被动服务为主动服务;最后在服务对象上,进一步实现档案工作的开放性,使档案从原有的为官方服务、专业服务扩大到为企业各个阶层服务,不断满足企业员工日益增长的文化需求。

同时,档案室还必须顺应时代发展的要求,对自己的工作环境进行文化包装,以进一步吸引利用者的注意。企业档案工作要充分借助企业文化建设这一平台,利用各种媒介,为企业档案提供利用服务,并通过各种媒体,积极展示企业档案在企业各项活动中的重要作用,体现企业档案在企业生产、经营、管理等各项活动中的价值,使企业员工进一步认识企业档案文化建设的重要性,通过提高企业员工对企业档案文化的认识,促进企业员工对企业档案文化建设的认同感与参与感,在企业内部形成共同建设企业档案文化的共识和合力,更好地提升企业档案文化建设。

4.加强企业档案创品牌意识,全方位打造档案文化品牌效应

从广义上讲,企业档案文化建设可以视作企业档案事业发展与档案观念革新的突破口和推动机制。因此,作为企业文化重要部分的企业档案文化建设,应树立创品牌意识。

企业应注重在不同阶段的档案品牌建设,结合企业发展特点,创建属于企业自身的档案文化品牌,这就要求企业在形成发展初期,做好企业档案文化建设的长远规划,找准企业档案文化建设的立足点和发展方向,只有明确了企业档案文化建设的目标,才能在机构设置、人员安排、设施建设、网络建立等各方面进行合理的布局,并为这一目标的实现而共同努力。在企业的建设过程中,应根据这一阶段的实际,分解企业档案文化建设的短期目标,制定切实可行的工作计划,并与各建设单位形成共识,在确保企业档案基础工作的规范化、标准化的同时,开展创新管理方法和利用现代化管理手段,同步实现企业基建档案的数字化归档,树立企业档案文化建设亮点,从而进一步提升企业档案品牌建设;在企业进入稳定的生产期后,充分考虑企业档案资源的积累性、连续性、注重过程和细节的特征,有意识地进行不同观测点的企业档案文化项目收集取样,细化档案文化品牌建设;在完成上述阶段企业档案资源建设的基础上,通过在企业档案工作过程中的积累和思索,找准企业档案服务于企业管理需求的切入点,充分发掘企业档案编研的广度和深度,本着真实性、实用性原则,认真开展企业档案成果编研工作,争取在企业档案编研成果中出精品,塑造具有体现企业自身特色的档案编研品牌,使企业档案文化更好地在企业活动中发挥作用。

参考文献:

[1]王英玮.档案文化论[M].北京:中国人民大学出版社,1998.

[2]石金茹.档案文化在社会主义现代化建设中的重要意义[J].新科教,2009.

[3]方煜东.对档案文化建设的思考[N].经理日报,2008-4-15.

 

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